Publication by RealtimeBoard about the future of distributed teamwork

Project Canvas: новый инструмент для управления проектами

Сегодня мы с  радостью представляем новый полезный инструмент – «Шаблон проекта», он же Project Canvas, который разработал Джим Калбач (Jim Kalbach), ведущий UX-дизайнер в Citrix, автор книги Web Navigation (OReilly, 2007) и по совместительству наш активный пользователь. Джим поделился с нами своей методикой работы с проектами, а мы с радостью создали шаблон на ее основе и включили Project Canvas в наши интерактивные библиотеки. 

Вашему вниманию – пост Джима для нашего блога, в котором он рассказывает о своей методике и особенностях ее использования. Изучайте и применяйте!

Шаблон проекта – это тот инструмент, который поможет сделать описание проекта (в общем-то, достаточно утомительное занятие) живым и интересным. Один из секретов этого – визуализация, все ключевые элементы проекта изображаются на одном листе. С помощью этой модели команда легко сможет работать над проектом вместе, а общая картина всегда будет под рукой.

На мой взгляд, RealtimeBoard – превосходный инструмент для того, чтобы «оцифровать» Project Canvas, сохраняя при этом два важнейших свойства модели – интерактивность и визуализацию. Кроме того, с помощью RealtimeBoard вы сможете начать работать над проектом удаленно, для этого не обязательно ждать, когда все соберутся за одним столом.

Описание проекта на ранних стадиях – достаточно сложная задача, в которой очень много неизвестных. Здесь очень легко допустить ошибки и не учесть важные факторы, что может привести к негативным последствиям.

Часть проблемы – это то, то логика проекта часто «невидима» — с самого начала нельзя четко увидеть риски или все возможные результаты. Конечно, вы можете их выписать, но длинные документы (если их вообще кто-то дочитывает до конца) имеют обыкновение забываться и теряться в куче других таких же документов. И, как правило, редко кто к ним возвращается.

Более того, письменное описание проекта не отражает взаимосвязей между разными его элементами. В итоге общая картинка теряется, а проект становится «скоплением дедлайнов».

Хочу вам представить инструмент, который позволит вам быстро и достаточно подробно описать ваш проект – Project Canvas (Шаблон проекта).

 

На создание этого инструмента меня вдохновил Шаблон бизнес-модели Александра Остервальдера. Как и у проекта, у бизнес-моделей есть такая же «невидимая» логика. Для того, чтобы описать взаимосвязи между элементами, Остервальдер создает шаблон и визуализирует 9 наиболее важных направлений. В Шаблоне проекта я сфокусировался на 10 наиболее важных аспектах. Я брал за основу дизайн-проекты, но модель может быть применима и адаптирована для любой сферы. Каждый элемент описан ниже. Чтобы оставить модель простой, я сознательно не стал включать некоторые моменты, например, «гипотезы» или «ключевые факторы успеха». Бюджетирование и ресурсы также не включены в модель, так как они появляются на более поздней стадии.

Элементы Шаблона проекта

Во-первых, есть группа элементов, определяющих  начало и конец проекта. Они расположены в верхней и нижней частях модели, на серых областях.

  • Проект – название проекта в верхнем левом углу
  • Мотивация – опишите, что заставило вас инициировать проект. Например: «метрики показали, что конверсия падает, возможно это связано с процессом загрузки сайта. Нам стоит оптимизировать загрузку».
  • Окончание проекта – в нижней части Шаблона проекта находится поле для указания времени окончания проекта. Это может быть конкретная дата или событие – принятие  решения, приемка работы (как, скажем, в agile-методологии).

Основные элементы Шаблона проекта – это 10 кубиков в центре.

  • Пользователи – я верю, что пользователи находятся в центре каждого проекта. Соответственно, я поместил пользователей в центр модели. Как минимум, перечислите здесь основные целевые группы, относящиеся к вашему проекту. Это могут быть укрупненные группы, такие как «читатели» и «рекламодатели» для медиапортала. Но вы можете пойти дальше и детализировать их. Например, вы можете перечислить конкретных персон.
  • Выгоды пользователей – перечислите конкретные выгоды, которые получат все заинтересованные стороны после окончания проекта. Для медиапортала это могут быть быстрая загрузка или контроль над размещение контента и т.д.
  • Цели – слева от области пользователей находится область целей проекта. Вы также можете нанести на шаблон ключевые метрики проекта, которые будут показателями успешности. Используйте подзаголовки, чтобы отделить разные типы информации друг от друга.
  • Участники  – слева на Шаблоне находится список участников проекта. Он должен включать список людей, так или иначе вовлеченных в проект. Разделите участников на 3 группы, согласно их ролям: 1. Ключевая команда 2. Акционеры 3.  Заинтересованные стороны. Напишите как можно больше конкретных имен. Дополнительно: в нижней части кубика можно показать зависимости. Например, если разработка прототипа зависит от получения контента от заказчика, то это должно быть описано как можно более точно.
  • Действия  – справа от “пользователей” находится перечень ключевых действий. Это методы и подходы, которые вы применяете в своем проекте.  Например, это может быть исследование потребителей, построение воронок пользователей, прототипирование и так далее. Здесь все зависит от специфики вашего проекта.
  • Ожидаемые результаты – перечень документов, которые вы получите при выполнении проекта. Не нужно включать внутренние рабочие документы, такие как таблицы и аналитические документы. Это должны быть те документы, которые увидят заинтересованные стороны, а также те документы, которые увидят покупатели.
  • Риски  – перечень будущих событий, которые могут негативно повлиять на проект. Например, изменение правил размещения приложений в AppStore, изменение законодательства или изменение уровня доходов целевой аудитории. Вы также можете перечислить здесь меры по снижению рисков.
  • Вехи – перечислите ключевые даты и события в таймлайне всего вашего проекта. Это не должен быть детальный план вашего проекта, он должен включать ключевые даты и события, например, «воркшоп с топ-менеджером», «тестирование» и дату запуска.
  • Ограничения – время и деньги всегда являются ограничениями, поэтому вам не нужно указывать их здесь. Ресурсы – это также типичные ограничения, поэтому перечислите только ограничения в специфических ресурсах. Сфокусируйтесь на всеобъемлющих ограничениях для вашего продукта и рабочего процесса. Для дизайна это может быть что-то вроде: «дизайн должен соответствовать брендбуку». Включите ограничения технологии и платформы. Например, если сайт должен работать на iPad и смартфоне, вы должны знать об этом с самого начала.
  • Рамки – наконец, определите рамки проекта. Перечислите функции, которые важны в проекте. Также перечислите то, чего в проекте быть не должно (если это известно). Информация в этом кубике поможет вам в будущей работе над проектом.

Project Canvas – отличный инструмент для описания проекта, который вы можете использовать не только для того, чтобы визуализировать основные элементы и всегда иметь под рукой общую картинку, но и для совместной командной работы.

Начните прямо сейчас с интерактивного шаблона Project Canvas в RealtimeBoard (не забудьте авторизоваться).

Read also

Product Management Today